INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
(art. 13 del Regolamento UE 2016/679)
L’usufruire dei servizi (medico-sanitari, residenziali o semiresidenziali, ricreativi, etc.) erogati dall’Associazione Onlus Silenziosi Operai della Croce, di seguito indicata anche come Titolare o l’Associazione, comporta il trattamento di alcuni dati personali riferiti agli ospiti, ai loro familiari, referenti e/o tutori legali (c.d. coobbligati). L’Associazione ritiene pertanto utile e doveroso fornire alcune informazioni riguardo le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali, in ossequio ai principi di trasparenza e correttezza e nel rispetto dei diritti degli interessati, ai sensi delle vigenti normative nazionali ed europee in materia.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il titolare del trattamento è l’Associazione Onlus Silenziosi Operai della Croce, con sede in Contrada Valleluogo s.n.c., 83031 Ariano Irpino – AV, email centrovalleluogo@gmail.com), che ha anche nominato un Responsabile per la Protezione dei Dati (DPO) contattabile all’indirizzo pec dposodc@pec.it per qualunque informazione inerente il trattamento dei dati personali, incluse le politiche e misure di sicurezza.
I DATI PERSONALI OGGETTO DEL TRATTAMENTO
Per dato personale si intende qualsiasi informazione idonea ad identificare una persona fisica (l’interessato al trattamento) in modo diretto o indiretto. Alcune categorie di dati personali sono qualificabili come “particolari” (o “sensibili”) e meritevoli pertanto di una tutela rafforzata. L’Associazione tratta i dati personali necessari all’espletamento delle finalità connesse all’erogazione dei servizi e prestazioni istituzionali (tra cui la gestione delle richieste di ammissione e le attività di assistenza e ricovero). Viene pertanto a conoscenza dei dati personali dell’ospite, nonché dei suoi familiari, prossimi congiunti, conviventi e persone a cui fare eventualmente riferimento per la sua tutela. Tutti i dati sono trattati limitatamente a quanto necessario, secondo i principi di proporzionalità, pertinenza e minimizzazione, in virtù delle basi giuridiche che sole possono giustificare la legittimità del trattamento stesso (es. obblighi giuridici, obbligazioni contrattuali e consenso esplicito dell’interessato).
Per le varie tipologie di dati personali si rimanda al Registro dei trattamenti disponibile presso la sede del Titolare.
ORIGINE DEI DATI
I dati personali identificativi degli interessati, dell’ospite e del coobbligato (dati anagrafici e di contatto, grado di parentela, titolo di referenza o vincolo giuridico), vengono raccolti in fase di richiesta di ammissione ai servizi ed elaborati per la successiva fase di erogazione dei servizi stessi. Contestualmente sono raccolti dati di tipo particolare dell’ospite, relativamente al suo stato di salute ed altre informazioni di carattere clinico o sanitario, necessari alla valutazione dell’ammissione ed ai successivi trattamenti. Alcuni dati, anche di carattere particolare, sono forniti da soggetti terzi autorizzati (es. familiari, medico di famiglia, ufficio servizi sociali del Comune di provenienza, Azienda Sanitaria Locale) e possono essere in seguito integrati in relazione alle necessità connesse all’erogazione del servizio. In ogni caso tutti i dati vengono trattati nel rispetto della legge e degli obblighi di riservatezza. Alcuni dati possono provenire anche da elenchi tenuti da enti pubblici o equiparati, o sotto il controllo dell’autorità pubblica in base a specifica normativa nazionale.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
I dati identificativi degli interessati sono trattati per le finalità relative e/o connesse all’erogazione dei servizi ed allo svolgimento dei relativi rapporti contrattuali e precontrattuali, ovvero: • instaurazione, gestione e amministrazione del rapporto con gli ospiti e i loro familiari, referenti e/o tutori, per l’espletamento delle attività amministrative e gestionali connesse all’erogazione dei servizi, tra cui l’elaborazione delle richieste di ammissione e la sottoscrizione dei contratti di ospitalità • adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali, fiscali ed ai relativi servizi accessori connessi a tali obblighi, derivanti dai rapporti in essere e con riferimento alla contribuzione personale al pagamento della retta • gestire i pagamenti della retta e dei servizi, dei relativi dati di pagamento (inclusi gli estremi bancari o identificativi di altri strumenti di pagamento), degli eventuali oneri economici accessori, dei relativi adempimenti contrattuali, legali, contabili, fiscali, amministrativi. • archiviare e conservare i dati entro i termini di legge • gestire i servizi erogati attraverso il sito internet istituzionale, nonché per l’invio di comunicazioni necessarie allo svolgimento dei servizi stessi.
I dati personali possono inoltre essere trattati per finalità relative agli obblighi legali al quale l’Associazione può essere soggetta, ovvero: • adempiere agli obblighi generali previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria o da ordini impartiti dalle Autorità ed altre Istituzioni competenti • dare seguito a richieste da parte dell’Autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge Per tali finalità non è richiesto il consenso, poiché il trattamento è necessario per eseguire gli obblighi di legge e derivanti da un contratto, per adempiere, prima della conclusione del contratto, alle specifiche richieste dei richiedenti l’ammissione o per adempiere ad un obbligo di legge.
I dati personali, tra cui quelli di natura particolare riferiti all’ospite (attinenti allo stato di salute in relazione alla richiesta del servizio erogato), sono inoltre trattati per gli scopi statutari e istituzionali connessi all’erogazione di servizi di assistenza e ricovero. Nello specifico si individuano le seguenti finalità: • erogazione delle prestazioni di prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione e di prestazioni socio sanitarie, con specificazione che in tal caso il trattamento può avere ad oggetto dati acquisiti dagli ospiti, ma anche informazioni riferite dai familiari e prossimi congiunti per finalità di anamnesi e per una diagnosi completa e motivata • erogazione di servizi assistenziali, infermieristici, fisioterapici, medici e sanitari; • prestazioni di prevenzione, diagnosi, cura, riabilitazione a tutela dell’incolumità fisica e della salute dell’interessato • redazione e alla tenuta della cartella infermieristica e della cartella clinica concernenti gli obblighi di refertazione o di certificazione delle prestazioni effettuate ed erogate • erogazione dei servizi a favore degli interessati in condivisione o in contitolarità con altri soggetti (medici, farmacisti, liberi professionisti, operatori servizi sociali, enti territoriali, ecc.) per esigenze di cura e amministrative strettamente correlate alle attività sopra indicate In relazione all’esecuzione del servizio, potranno essere acquisiti e trattati dati di carattere “giudiziario”. Per queste finalità è necessario il consenso dell’interessato, ospite o suo tutore. L’autorizzazione a tale trattamento è necessaria all’erogazione del servizio.
IMMAGINI, FOTOGRAFIE E RIPRESE AUDIO-VIDEO
Le attività socio riabilitative, assistenziali, di animazione e ricreative, potranno essere in alcune sedi dell’Associazione documentate attraverso foto e filmati. Le immagini fotografiche ritraenti l’interessato potrebbero anche essere esposte su cartelloni affissi all’interno della struttura (ad es. in prossimità della porta di ingresso della stanza ove dimora in modo tale da agevolarne un immediato riconoscimento). Per finalità di gestione delle suddette attività il ritratto personale fotografico e/o altri elaborati potrebbero essere diffusi tramite pubblicazione sul sito web istituzionale, su pubblicazioni cartacee (es. calendario e/o giornalini/notiziari) o su altro materiale istituzionale dell’Associazione. Per queste finalità è necessario il consenso dell’interessato, ospite o suo tutore. L’autorizzazione a tale trattamento è sempre facoltativa e l’interessato in ogni momento può opporsi o revocare il consenso mediante semplice richiesta. Il materiale potrà essere richiesto o visionato in qualsiasi momento e verrà custodito come documentazione riservata e sottoposta a particolari misure di sicurezza. Ulteriori riprese interne a circuito chiuso in reparti di ricovero ad alta criticità, in presa diretta e senza alcuna registrazione, al solo fine di consentire il monitoraggio della situazione dei pazienti da parte del personale (soprattutto preposto ai turni di notte) verranno effettuate nel rispetto della privacy e previa ogni accortezza a riguardo.
INVIO DI COMUNICAZIONI INFORMATIVE E PROMOZIONALI
I dati identificativi e di contatto (es. nome, cognome, indirizzo, email, telefono) possono essere utilizzati per inviare informazioni e promuovere, a mezzo posta elettronica, cartacea, telefono e servizi di messaggistica, servizi analoghi all’oggetto del rapporto intercorso con l’Associazione, salvo dissenso, che potrà essere espresso inizialmente o in occasione delle successive comunicazioni. Soltanto con l’esplicito consenso dell’interessato, i dati potranno essere trattati anche per ulteriori finalità di comunicazione e promozione delle attività e dei servizi: • inviare informazioni e comunicazioni promozionali, promuovere e pubblicizzare, a mezzo posta elettronica, cartacea, telefono e servizi di messaggistica, nuovi eventi, servizi ed attività • rilevare il grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi erogati • inviare tramite posta elettronica, cartacea, telefono e servizi di messaggistica comunicazioni promozionali di soggetti terzi nostri partner).
OBBLIGO O FACOLTA’ DI CONFERIRE I DATI
Il conferimento dei dati non è obbligatorio, ma la procedura di accoglienza presso le strutture dell’Associazione non può prescindere dall’acquisizione di tutti i dati relativi al richiedente l’ammissione ritenuti necessari allo svolgimento delle finalità istituzionali. Inoltre, al fine di adempiere agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalle normative comunitarie di riferimento, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, il mancato conferimento dei dati può comportare l’impossibilità di erogare il servizio, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione dello stesso. Pertanto, qualora i dati richiesti risultino incompleti o non venga prestato il consenso al trattamento dei dati particolari per le finalità connesse all’erogazione dei servizi, la domanda di ammissione non potrà essere accolta. Inoltre, un eventuale rifiuto a fornire dati o a collaborare all’ottenimento dei dati sanitari può arrecare danno sul piano della salute degli ospiti. Per finalità di trattamento accessorie e diverse da quelle istituzionali, come ad esempio la pubblicazione di immagini o lo svolgimento di attività ricreative accessorie, promosse di volta in volta, il conferimento dei dati è facoltativo, e la loro mancata indicazione comporterà la sola l’impossibilità di erogare il servizio per cui i dati sono richiesti. In ogni caso e qualora necessario, gli interessati, o i familiari, i prossimi congiunti, i conviventi e le persone a cui fare riferimento per la loro tutela, verranno di volta in volta informati in merito alle finalità e modalità del trattamento mediante idonea modulistica di raccolta dati, informativa e consenso al trattamento dei dati.
MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento avviene mediante l’utilizzo di procedure e strumenti, anche informatici, idonei a garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati nei modi e nei limiti necessari per perseguire le finalità indicate e nel rispetto delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative adottate dal Titolare del trattamento. Strumenti, procedure e misure di sicurezza sono verificate ed aggiornate periodicamente. I dati personali sono trattati esclusivamente da parte di personale autorizzato ed istruito, al quale è consentito l’accesso nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento. I dati eccedenti o non pertinenti sono eliminati o anonimizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.
LUOGO DEL TRATTAMENTO
I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici ed elettronici, situati all’interno della Comunità Europea, nel cui territorio il trattamento dei dati è soggetto agli obblighi e requisiti di protezione imposti dal Regolamento UE 2016/679.
DURATA DEL TRATTAMENTO E DELLA CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati identificativi degli ospiti e dei coobbligati verranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche successivamente, per l’espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative, nei termini previsti dalle vigenti normative. In particolare, per le finalità connesse all’erogazione dei servizi ed alla gestione dei rapporti contrattuali, i dati saranno conservati per i periodi stabiliti per legge, anche successivamente alla conclusione dei rapporti, quali ad esempio i termini di tenuta della contabilità, i termini prescrizionali dalla definizione del rapporto e comunque dal momento in cui i diritti che ne dipendono possono essere esercitati, gli ulteriori termini derivati da un eventuale contenzioso se questo comporta una proroga dei termini predetti.
I dati particolari degli ospiti verranno trattati per tutta la durata del servizio e successivamente, salvo obbligazioni di legge che ne stabiliscano la conservazione, verranno restituiti all”ospite e/o ai coobbligati e cancellati dagli archivi o sottoposti ad anonimizzazione per finalità statistica o di ricerca scientifica.
Il Titolare ha comunque predisposto una dettagliata Data Retention Policy a disposizione degli interessati presso la sede dell’Associazione.
SICUREZZA INFORMATICA
I dati informatici, tra cui i log di accesso ai servizi web e/o relativi indirizzi IP, potranno essere conservati in relazione al rischio presunto e/o rilevato e dalle conseguenze pregiudizievoli che ne derivano, ad eccezione delle misure adottate per rendere i dati anonimi o per limitarne il trattamento. I dati saranno conservati con decorrenza dalla rilevazione dell’evento di pericolo o di violazione dei dati (data breach), per il tempo necessario a procedere alla eventuale notificazione all’Autorità della violazione dei dati rilevati e per adottare le relative misure di ripristino e messa in sicurezza.
DESTINATARI DEI DATI
Possono venire a conoscenza dei dati personali degli ospiti e dei coobbligati le seguenti categorie di soggetti, interni all’organizzazione del Titolare: uffici amministrativi e di segreteria, addetti alla contabilità ed alla fatturazione, personale dipendente, infermieristico e collaboratori. Tutti i soggetti che accedono ai dati sono opportunamente istruiti e vincolati ad obblighi di riservatezza. L’accesso ai dati di natura particolare è limitato ai soli soggetti autorizzati.
COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE
I dati identificativi di natura non particolare possono essere comunicati a soggetti terzi ove vi sia una previsione di legge o di regolamento o, nei casi in cui i destinatari siano soggetti pubblici, ove sia necessario per l’esercizio di una finalità istituzionale. I dati personali potranno essere comunicati a: • soggetti pubblici o privati che possono accedervi in forza di disposizione di legge, di regolamenti o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme, tra cui organismi di vigilanza, autorità giudiziarie nonché tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge • Pubbliche amministrazioni di riferimento per l’Associazione o per l’interessato (es. Regione, Province e Comuni, Sistema Sanitario Nazionale) per lo svolgimento delle funzioni istituzionali • Enti Previdenziali e Assistenziali (es. INPS e INAIL) • imprese assicurative • istituti bancari o di credito, per l’erogazione di contributi di varia natura o nel caso in cui sia richiesta la compartecipazione dell’utente nel costo del servizio • consulenti dell’Associazione, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico, previa formale designazione prevedente doveri di riservatezza e sicurezza • terzi fornitori di servizi (es. organizzazioni aggiudicatarie di appalti) cui la comunicazione sia necessaria per l’adempimento delle prestazioni oggetto del contratto di ospitalità • soggetti che hanno necessità di accedere ai dati per finalità ausiliare al rapporto che intercorre tra l’Associazione e l’interessato, ovvero che svolgono o forniscono specifici servizi strettamente funzionali all’esecuzione di tale rapporto (es. Associazioni di sostegno agli anziani e disabili, trasportatori, tipografie, Poste Italiane, provider dei servizi web e di posta elettronica) – il trattamento relativo alla comunicazione a tali categorie di soggetti non richiede il consenso degli interessati, poiché avviene a fronte di obblighi di legge o contrattuali.
I dati particolari (“sensibili”) idonei a rivelare lo stato di salute possono essere comunicati a: • Aziende Sanitarie Locali o Aziende Ospedaliere per finalità di tutela della salute o dell’incolumità fisica, ovvero per scopi di ricerca scientifica; • medico generico dell’interessato; • familiari, prossimi congiunti e conviventi, anche in assenza di consenso dell’interessato in caso di impossibilità fisica, incapacità di agire o incapacità di intendere o di volere; la comunicazione dei dati personali è limitata esclusivamente ai dati necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati.
I dati identificativi non verranno diffusi, se non previo Suo consenso scritto.
I dati particolari non verranno comunicati o diffusi a terzi per nessun motivo e saranno trattati necessariamente per il corretto adempimento dei compiti istituzionali e statutari. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
I dati personali non saranno trasferiti a terzi soggetti non appartenenti all’Unione Europea o ivi localizzati.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
In ogni momento l’ospite o i coobligati potranno esercitare i diritti che sono loro riconosciuti, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, ovvero:
– diritto di accesso: chiedere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali trattati; ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali trattati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utili per determinarlo;
– diritto di rettifica, cancellazione e limitazione aggiornare o rettificare i dati personali, affinché siano sempre esatti; cancellare i dati personali quando non più necessari per le finalità del trattamento, qualora sussistano le condizioni di legge ed il trattamento non sia giustificato da altro legittimo motivo; limitare il trattamento dei dati personali, qualora ne sussistano le condizioni, tra cui l’inesattezza, l’opposizione al trattamento, il trattamento illecito;
– diritto alla portabilità ove tecnicamente possibile: ottenere la portabilità dei dati, qualora il trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento;
– diritto di opposizione: opporsi al trattamento in qualsiasi momento e per motivi connessi ad una situazione particolare in grado di legittimare la sua decisione e a condizione che non sussista alcun interesse legittimo prevalente del titolare;
– diritto di revoca del consenso: revocare il consenso, qualora fornito per specifiche attività di trattamento; tale revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
– diritto di reclamo: diritto di proporre reclamo a un’Autorità di Controllo; fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, il reclamo può essere presentato all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Per esercitare tali diritti ci si può rivolgere al Titolare del trattamento (ai recapiti indicati in questa informativa), che procederà in tal senso senza ritardo.
Qualora l’Associazione intenda avviare un trattamento dei dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, provvederà, prima di procedervi, ad informarLa e ad ottenere, se necessario, il relativo consenso.
AGGIORNAMENTI
L’Associazione aggiorna le politiche e le prassi interne adottate nella protezione dei dati personali ogni qualvolta sia necessario ed in caso di modifiche normative e organizzative che abbiano rilevanza sul trattamento dei dati personali. Ogni aggiornamento della presente informativa sarà reso disponibile tempestivamente e mediante mezzi congrui.